Biuro rachunkowe nie powinno automatycznie księgować każdego dokumentu przekazanego przez klienta. Faktura może zawierać błędy, nie odpowiadać rzeczywistej transakcji albo nie pozwalać na ustalenie prawidłowych skutków podatkowych. W takich sytuacjach zaksięgowanie dokumentu bez dodatkowych wyjaśnień może zwiększyć ryzyko nieprawidłowego rozliczenia.

Jednocześnie księgowy nie jest organem podatkowym i co do zasady nie prowadzi własnego postępowania dowodowego dotyczącego każdej transakcji. Kluczowe jest więc ustalenie, kiedy nieprawidłowość wymaga wyjaśnienia lub uzupełnienia dokumentacji, a kiedy dalsze działanie na podstawie przedstawionego dokumentu byłoby nieuzasadnione.

Błędny dokument a dokument budzący wątpliwości

Nie każda nieścisłość oznacza konieczność odmowy zaksięgowania. Część błędów można usunąć przez wystawienie faktury korygującej albo przekazanie dodatkowych dokumentów. Inaczej należy ocenić sytuację, w której dane zawarte na dokumencie pozostają w sprzeczności z informacjami przekazanymi przez klienta.

Przykładowo faktura może wskazywać zakup środka trwałego, podczas gdy z wyjaśnień klienta wynika, że przedmiot został wykorzystany w sposób niezwiązany z działalnością. Wątpliwości może również wywołać dokument wystawiony na niewłaściwy podmiot, faktura dotycząca transakcji, której klient nie potwierdza albo dokument, którego opis nie pozwala ustalić związku z działalnością gospodarczą.

W takich przypadkach księgowy powinien zwrócić się do klienta o wyjaśnienie. Jeżeli dokument nie zostanie poprawiony lub przekazane informacje nie usuną wątpliwości, zasadne może być odstąpienie od jego ujęcia do czasu wyjaśnienia sytuacji.

Kiedy księgowy powinien zatrzymać księgowanie?

Granica między zwykłą korektą dokumentu a sytuacją wymagającą odmowy jego ujęcia zależy od okoliczności konkretnej transakcji. Szczególnej ostrożności wymagają przypadki, w których zaksięgowanie dokumentu mogłoby prowadzić do wykazania kosztu, podatku naliczonego lub przychodu bez wystarczającego uzasadnienia.

Przed zaksięgowaniem dokumentu warto zweryfikować przede wszystkim:

• Zgodność danych kontrahenta z dokumentami i informacjami znajdującymi się w dokumentacji klienta.
• Datę wystawienia dokumentu, datę sprzedaży lub wykonania usługi oraz okres, którego dotyczy transakcja.
• Opis przedmiotu transakcji i jego związek z prowadzoną działalnością.
• Poprawność wartości, stawek podatku i podstawowych danych wpływających na sposób rozliczenia.
• Spójność dokumentu z innymi informacjami dotyczącymi tej samej operacji gospodarczej.

Jeżeli analiza wskazuje na istotną niezgodność, księgowy powinien uzyskać od klienta odpowiednie wyjaśnienia lub dokumenty (więcej na ten temat piszemy tutaj). Warto również zachować ślad komunikacji, zwłaszcza gdy klient został poinformowany o problemie, ale nie dostarczył wymaganych informacji.

Czy klient może polecić zaksięgowanie dokumentu?

Klient odpowiada za przekazywanie biuru informacji i dokumentów związanych z prowadzoną działalnością. Nie oznacza to jednak, że polecenie klienta automatycznie uzasadnia zaksięgowanie dokumentu, którego prawidłowość budzi poważne wątpliwości.

Biuro powinno działać w granicach prawa i zakresu przyjętego zlecenia. Jeżeli klient nalega na ujęcie dokumentu pomimo wskazania konkretnej nieprawidłowości, warto udokumentować przekazane ostrzeżenie. Jeżeli wykonanie polecenia prowadziłoby do sporządzenia nierzetelnego rozliczenia, samo polecenie klienta nie powinno być traktowane jako wystarczająca podstawa do jego wykonania.

Odmowa zaksięgowania powinna być udokumentowana

W praktyce ważny jest nie tylko sam moment odmowy, ale również sposób jej udokumentowania. Wiadomość e-mail może wskazywać, jaki dokument został zakwestionowany, na czym polega problem oraz jakich wyjaśnień lub dokumentów potrzebuje biuro.

Takie działanie porządkuje współpracę i pozwala wykazać, że biuro nie zignorowało problemu. Ma to znaczenie również wtedy, gdy klient później twierdzi, że nie wiedział o nieprawidłowości.

Odpowiedzialność za prawidłowe rozliczenia nie oznacza więc obowiązku przyjmowania bez weryfikacji każdego dokumentu przekazanego przez przedsiębiorcę. Zadaniem biura jest prawidłowe prowadzenie powierzonych rozliczeń w oparciu o dokumentację otrzymaną od klienta, przy jednoczesnym reagowaniu na dostrzeżone nieprawidłowości.